“La comunicación es la verdadera tarea del Liderazgo.” (Nitin Nohria)
De las lecciones más valiosas cuando se inicia el trabajo de campo en auditoría interna: Muchas veces sólo se necesita clarificar de manera oportuna con el auditado.
Si se emplea desde el inicio del trabajo una buena comunicación, se ahorrará una gran cantidad de tiempo con pruebas innecesarias, especialmente cuando sólo se alegan las posibles causas de los problemas detectados, sin ejecutar una indagación adecuada.
¿Y ya lo revisaste con el dueño del proceso / auditado?
Una reunión informal puede garantizar que la información relevante sea descubierta y sobre todo comprendida, antes que se emitan las evaluaciones y recomendaciones correspondientes.
No debería suceder, pero cuando una comunicación efectiva no se pone en práctica, el informe final podría contener hallazgos que quizá no sean relevantes o ya fueron solventados, cuando los asuntos verdaderamente materiales no se tomaron en consideración.
Por otra parte, algunas informaciones derivadas del trabajo de campo son tan significativas que no pueden esperar para comunicarse hasta el informe final, por lo que será necesario comunicarlo y verificar si se requiere de una acción inmediata. Por ejemplificar casos:
¿Cuál es el motivo de esta diferencia entre mis estados financieros y soportes?
¿Por qué no se registró esta provisión?
¿Cómo se asegura que este incumplimiento no afecte la continuidad del negocio?
O bien, ¿Estamos ante un caso de fraude? Si a así, ¿se requiere una investigación adicional?
Como se observa, las comunicaciones intermedias son útiles para tener una retroalimentación por parte del personal operativo de las áreas auditadas, de esta forma nos aseguramos que contamos con la información adecuada y se pueden mitigar problemas al concluir el trabajo.
¿Cómo se ponen en práctica las comunicaciones intermedias?
Al respecto, la Guía de Implementación 2400 y 2410 nos indican:
- Las comunicaciones intermedias (o interinas) pueden ser escritas u orales, pueden ser transmitidas de manera formal o informal.
- La emisión de una o más comunicaciones interinas no excusa la emisión de un informe final.
- Únicamente las observaciones comunicadas interinamente podrán ser excluidas de la información final si han sido correctamente resueltas por la Dirección.
Las comunicaciones intermedias optimizan la calidad de los informes. Al respecto, la norma 2420 expresa: Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras concisas, constructivas, completas y oportunas.
Algunos beneficios de las comunicaciones intermedias:
- Al terminar el trabajo de campo (ejecución de pruebas), las gerencias de áreas conocen las debilidades encontradas y pueden ir trabajando el plan de acción antes de que se emita el informe final.
- Se favorece una mejor redacción del informe, debido a que el auditor tendrá mayor conocimiento de los hechos que serán comunicados.
- La presentación del informe final no será una sorpresa en cuanto a los hallazgos para las áreas implicadas, sino un espacio para reforzar los compromisos y mejorar el análisis de causa raíz.
La comunicación en auditoría proporciona un valor agregado único: Las relaciones entre el auditor y auditado se refuerzan, porque las reuniones informales aumentan la implicación del auditado a los procesos del auditor.
Y tú, ¿Qué experiencias has tenido al practicar la comunicación intermedia en los trabajos de auditoría?