Antes de hablar del seguimiento del progreso en Auditoría Interna, quisiera hacer referencia a Tony Robbins, escritor de libros de desarrollo personal y orador motivacional, quien escribió esta frase que comparto ahora: “Cualquiera puede reconocer un problema ¡Un líder está dispuesto a hacer algo al respecto! ¡Los líderes resuelven problemas!
Sin lugar a duda, los resultados de un líder se miden muy alto, no es la excepción para el director de auditoría interna ¿resuelves problemas?
Y que tal este en particular: ¿Alguna vez te has encontrado con un comportamiento evasivo y reacio de un cliente en un trabajo de auditoría interna?
¿Te suena familiar?
Luego de una acalorada discusión de un informe de auditoría, resulta que, como auditor ganas la batalla, la gente está haciendo todo mal, te llevas un bonito listado de deficiencias que vas a marcar todas en rojo. Pero adicional a que nadie está conforme con los hallazgos, ¿si lo estarán con los planes de acción?
Pues resulta que la solución podría estar en un enfoque de auditoría interna denominado “auditoría participativa” donde tú como auditor interno y los auditados son los responsables de encontrar juntos la solución y ¿por qué no? lograr que ambas partes reconozcan el problema de forma objetiva.
No debemos olvidar que el propósito de las observaciones es mejorar las operaciones de la organización, quién más indicado que los dueños de procesos o gerencia para saber cómo hacerlo, principalmente porque serán los responsables de ejecutar el plan de acción.
Los resultados de un informe (las conclusiones y recomendaciones) deben tener un efecto potencial de mejora en la eficacia del control interno y gestión de riesgos, pero este potencial sólo se materializa si se traduce en acciones y medidas concretas que, vale la pena mencionar, deberían llevarse a cabo en tiempo y forma, atacando la causa raíz.
Entrando al contexto de la Norma 2500 “Seguimiento del Progreso”, el auditor interno por derecho y normado en estatus es quien efectúa el monitoreo y seguimiento a la implantación de las recomendaciones de deficiencias.
Norma 2500. A1 – El director de auditoría interna debe establecer un proceso de seguimiento para vigilar y asegurar que las acciones de la dirección hayan sido implantadas eficazmente o que la alta dirección haya aceptado el riesgo de no tomar medidas.
El auditor, por ende, debe propiciar una cultura de seguimiento y de ser posible, de auto gestión por parte de las gerencias.
¿Qué implica el seguimiento del auditor interno?
Algunos de los procedimientos de seguimiento incluyen los siguientes puntos, basados en la norma:
- Fijar un período dentro del cual la dirección auditada pueda responder a las recomendaciones que se acordaron en el informe.
- Evaluar la respuesta del auditado (si es idóneo el plan de acción) y verificarlo.
- Implementar procedimientos de comunicación que escalen las respuestas o acciones pendientes, para que lleguen a los niveles adecuados. Es decir, gestionar las faltas de respuestas oportunas o las faltas de cumplimiento de los planes de acción y reportarlos.
- Crear un calendario de actividades de seguimiento a los planes de acción, esto va en dependencia de la severidad de las observaciones y/o hallazgos.
Documentación de las evidencias del progreso:
Si no se estuvieran logrando los progresos, auditoría interna debe documentar las razones por las que esto se produce, por mencionarse algunas:
¿La dirección se resiste a implementar recomendaciones?
¿Existen inconvenientes no provistos en la implementación de medidas correctivas?
¿Se necesita un cambio en la recomendación inicial porque las condiciones son otras, o bien la recomendación ya no es necesaria?
¿Estamos ante una recomendación inadecuada?
Estas situaciones en particular deben abordarse con la alta dirección y si lo ameritan, con el Consejo. Adicional, se debe evaluar si producto del análisis se deberían considerar otras recomendaciones alternativas.
Así que, para profundizar este tema recomiendo revisar la Norma 2500 y las guías de implementación de auditoría interna, no sin antes invitarte a reflexionar cómo el seguimiento contribuye a la misión de la auditoría interna:
Mejorar y proteger el valor de las organizaciones proporcionando aseguramiento objetivo, asesoría y conocimiento basado en riesgos.