Un cuello de botella en la línea de producción llevó a replantearse si los controles de mantenimiento a las maquinarias eran los más adecuados ¿un problema no previsto llegará a paralizarnos?

Un día falta un colaborador o algunos colaboradores que son los únicos que conocen cómo opera el sistema de producción, ¿podremos continuar el proceso productivo sin ellos?

Tenemos un incremento en la demanda, ¿qué pasará si las bodegas de pronto no cuentan con el espacio requerido para almacenar los productos?

Plantearse algunos de estos escenarios, de acuerdo con el giro de cada empresa, forma parte del pensamiento basado en riesgo. Las respuestas a estas preguntas son los controles internos de la organización, en línea con el apetito de riesgo y la estrategia organizacional.

Partamos del supuesto que ya existe un sistema de control interno operando en la compañía, por lo que se cuenta con matrices que indican la apreciación y priorización del riesgo ¿Podría ocurrir que los controles actuales no proporcionen las medidas más efectivas para mitigar estos riesgos a un nivel aceptable y se logren los objetivos de la empresa? O, por otro lado, ¿se están considerando los riesgos más críticos y emergentes que afecten a la organización? Para contrarrestar estas situaciones se deberían revisar las evaluaciones de riesgos, de acuerdo con las mejores prácticas debe ser con la mayor periodicidad posible porque el reto en riesgos es anticiparse.

He aquí una de las herramientas de apoyo: las autoevaluaciones de control interno, las cuales consisten en un autodiagnóstico para determinar si se están cumpliendo los objetivos para los cuales fue diseñado el control interno y establecer las medidas correctivas apropiadas.

Las autoevaluaciones de control contribuyen a mejorar la cultura de riesgo al impulsar un enfoque participativo de todo el personal. La filosofía básica de las autoevaluaciones es que el control es responsabilidad de cada uno dentro de la organización.

Existen tres enfoques de autoevaluaciones de control: cuestionarios, auto certificaciones y talleres de facilitación. Los cuestionarios, como los medios más económicos, por lo general son preguntas de Si/No cuidadosamente diseñadas para identificar oportunidades de mejora como parte de la supervisión y seguimiento. Las auto certificaciones están basadas en los análisis efectuados por la administración para evaluar procesos de negocio específicos.

El tercer enfoque, los talleres de facilitación o workshop son más dinámicos y fomentan la comunicación entre las diferentes áreas. Son reuniones en persona que involucran a un moderador, los dueños de procesos y la administración. Deben ser adecuadamente organizados y contar con una agenda estructurada, adicionalmente se deben tomar notas de los aportes de los participantes y los planes de acción consensuados.

Del enfoque de facilitación existen cuatro tipos: a) basados en objetivos, b) basados en riesgos, c) basados en controles y d) basados en procesos.

El taller basado en riesgos inicia listando todos los posibles riesgos, amenazas y exposiciones que pueden impedir los logros de los objetivos de cada área, proceso o ciclo de negocio. Una vez identificados, se examinan los procesos de control existentes para determinar si son suficientes para gestionar los riesgos. El objetivo del taller es determinar los riesgos residuales.

La ventaja de este enfoque es que el equipo de trabajo atraviesa la fórmula completa de objetivos-riesgos-controles para facilitar la actualización de las matrices de riesgos y actividades de control. Al final de cada workshop se debe presentar un reporte que considere todos las perspectivas y puntos de vista planteados.

¿Cuál es el rol del auditor interno en las autoevaluaciones de control?

El nivel de involucramiento del auditor interno puede variar, ya sea como consultores, entrenadores, facilitadores o coordinando la participación de los equipos de trabajo. Sin embargo, el Director Ejecutivo de Auditoría en todo momento debe garantizar:

La objetividad del equipo de auditoría interna que participa en las autoevaluaciones

Tomar las medidas necesarias para gestionar la objetividad (si fuera necesario)

Realizar pruebas de auditoría para asegurar que sesgos o parcialidades no afecten el juicio final de los equipos de trabajo.

¿Qué puede contribuir a una autoevaluación de controles exitosa?

Que el personal comprenda su rol y responsabilidad relacionados con la misión de la organización, conozcan las políticas, procedimientos y prácticas de la organización, posean los conocimientos adecuados de los controles gerenciales, operativos y técnicos.

Las personas son un factor clave para proporcionar un nivel adecuado de la evaluación del riesgo-control, pero para ello se requiere de un robusto programa de concientización (cultura de riesgo).

Desde mi perspectiva, las autoevaluaciones de control interno al proporcionar un enfoque participativo motivan al personal a ser dueño del proceso de gestión de riesgos y controles en sus áreas de negocio, lo que promueve que las acciones correctivas implementadas por estos equipos de trabajo sean más efectivas y oportunas.